Palvelu 02

Tapahtumahosting
ja Room Manager

Tapahtumassa läsnäoloa kahdella tasolla – vieraidesi vastaanottaja tai koko tilan vastuuhenkilö.

Tapahtuman onnistuminen näkyy yksityiskohdissa. Siinä miten vieraat otetaan vastaan, miten ohjelma kulkee aikataulussa ja miten kaikki sujuu kulisseissa. Tarjoan tähän kaksi tasoa: perinteinen tapahtumahostess huolehtii vieraistasi, Room Manager taas vastaa koko tilan toiminnasta.

Pyydä tarjous Vertaile tasoja →

Palvelutasot

Kaksi tapaa olla läsnä

Sama ammattitaito, kaksi roolia. Valitset sen joka palvelee tapahtumasi tavoitteita parhaiten – tai yhdistät molemmat suuremmissa kokonaisuuksissa.

Tapahtumahosting

Vieraidesi vastaanottaja, opastaja ja yhteyshenkilö koko tilaisuuden ajan.

Sisältö

Vieraiden vastaanotto ja sisäänkirjaus
Opastus paikkoihin, ohjelmaan ja palveluihin
Asiakaspalvelu tilaisuuden aikana
VIP-vieraiden henkilökohtainen huomiointi
Tarjoiluiden ja kahvitusten valvonta
Tilan yleinen viihtyvyys ja tunnelma

Sopii erityisesti

Asiakastilaisuudet, messuosastot, sidosryhmäverkostot, lanseeraukset, gaalat ja seminaarit joissa ensivaikutelma ratkaisee.

Room Manager

Tilan vastuuhenkilö – aikataulun, esiintyjien ja kokonaisuuden koordinaattori.

Sisältö

Tilan toiminnan kokonaisvastuu
Aikataulun seuraaminen ja pitäminen
Esiintyjien ja puhujien koordinointi
Tekniikan ja av-ratkaisujen valvonta
Yhteyshenkilönä toimiminen järjestäjälle
Yllättävien tilanteiden ratkaiseminen

Sopii erityisesti

Konferenssit, monialaiset tapahtumat, useamman tilan kokonaisuudet, paneelitilaisuudet, koulutuspäivät ja tapahtumat joissa tarvitaan ammattilaista pitämään langat käsissä.

Toimintatapa

Miten yhteistyö etenee

Selkeä prosessi pitää huolen siitä, että tapahtumapäivänä mikään ei jää sattuman varaan.

Yhteydenotto ja briiffi

Kerrot tapahtumastasi: ajankohdan, paikan, vieraiden määrän ja toiveesi roolista. Vastaan saman päivän aikana arkisin.

Suunnittelu ja valmistautuminen

Käymme läpi tapahtuman tavoitteet, vieraat, ohjelman ja brändiisi liittyvät yksityiskohdat. Sovin tarvittaessa pukukoodin ja otan brändituntemuksen haltuun.

III

Toteutus

Olen paikalla ajoissa, valmistautuneena ja edustaen tilaisuuttasi tasolla joka tukee asemointiasi. Tarvittaessa raportointi tilaisuuden jälkeen.

Hinnoittelu

Hinta riippuu tapahtuman kestosta ja vaativuudesta. Pyydä tarjous, niin saat tarkan hinnan tilaisuuteesi.

Malli A

Tuntiveloitus

Lyhyemmät tilaisuudet, alkaen 2 tunnin minimivarauksesta. Sopii esimerkiksi vastaanottoihin ja iltatilaisuuksiin.

Malli B

Päiväveloitus

Koko päivän tai pidemmät tapahtumat. Sopii messuille ja monipäiväisiin tilaisuuksiin – edullisempi kuin tuntiveloitus pitkissä keikoissa.

Malli C

Projektihinnoittelu

Useamman päivän kokonaisuudet, kiertueet tai toistuvat tilaisuudet. Sovitaan kiinteä projektihinta.

Lopullinen hinta riippuu tapahtuman kestosta, sijainnista, vieraiden määrästä ja roolista (hosting / Room Manager).

Miksi minä

Miksi valita Uutelapromotions

— 01

Yli 200 tapahtumaa, yli 50 brändiä

Kokemusta tapahtuma-alalta vuodesta 2020. Edustanut sekä luksusbrändejä että suomalaisia kuluttajatuotteita. Tunnen alan pelisäännöt ja yllättävät tilanteet.

— 02

Hygienia- ja anniskelupassit voimassa

Voin työskennellä tilaisuuksissa joissa tarjoillaan ruokaa tai anniskellaan – tämä on harvinaisempaa kuin luulisi ja avaa lisää mahdollisuuksia tapahtumiisi.

— 03

Brändiisi paneutuva ote

Otan brändisi tuntemuksen haltuun ennen tapahtumaa: tuotteet, asemointi, sävy, kohderyhmä. Olen myyvä ja kontaktoiva asiakkaiden kanssa – en pelkästään seiso paikalla.

Usein kysyttyä

Mitä eroa on tapahtumahostessilla ja Room Managerilla?

Hostess vastaa vieraista – heidän vastaanotostaan, opastuksestaan ja viihtymisestään tapahtumassa. Room Manager taas vastaa koko tilan toiminnasta: aikataulusta, esiintyjistä, tekniikasta ja yllättävistä tilanteista. Hostess on vieraan ystävällinen yhteyshenkilö, Room Manager on järjestäjän oikea käsi.

Kuinka aikaisin tapahtumahostess pitää varata?

Suosittelen ottamaan yhteyttä vähintään 2–3 viikkoa etukäteen, mutta isoissa tilaisuuksissa ja sesonkiaikoina (joulukuu, kevätsesonki) jopa 1–2 kuukautta. Pikavarauksetkin onnistuvat usein – kysy vapaa-aika myös lyhyellä varoitusajalla.

Mitä hostess pukee tapahtumassa?

Pukukoodi sovitaan aina etukäteen brändin ja tilaisuuden mukaan. Tyypillisesti tummat värit ja siisti business-asu, mutta brändien omat värit, logoasut ja teemavaatteet ovat luontevia. Tuon tarvittaessa muutaman vaihtoehdon mukana ja varmistan että pukeutuminen tukee tilaisuuden henkeä.

Voiko hostess hoitaa myös tarjoiluiden ja kahvituksen valvontaa?

Kyllä, ja tämä on yksi yleisimmistä tehtävistä asiakastilaisuuksissa. Hygienia- ja anniskelupassit ovat voimassa, joten voin työskennellä myös tilaisuuksissa joissa tarjoillaan alkoholia tai elintarvikkeita.

Tarvitseeko Room Manager tapahtumakohtaisen briiffin etukäteen?

Kyllä. Room Managerin rooli edellyttää että tilaisuuden ohjelma, esiintyjät, aikataulu ja toiveet ovat tiedossa ennen tapahtumaa. Yleensä käymme tämän läpi puhelussa tai tapaamisessa noin viikkoa ennen tilaisuutta. Pieniä yksityiskohtia voidaan vielä hioa tapahtumapäivänä.

Tutustu myös

Yhteydenotto

Tarvitsetko tapahtumahostessin tai Room Managerin?

Kerro lyhyesti tapahtumastasi – ajankohta, paikka, vieraiden määrä ja toiveesi roolista. Vastaan saman päivän aikana arkisin, yleensä parin tunnin sisällä.

Lähetä viesti @uutelapromotions

Teen tapahtumahostess- ja Room Manager -työtä yritystapahtumiin, messuille, asiakastilaisuuksiin ja gaaloihin. Hostessina otan vieraat vastaan, opastan ja pidän huolen asiakaspalvelusta; Room Managerina vastaan koko tilasta – aikataulusta, esiintyjistä ja siitä, että yllättävät tilanteet hoituvat ilman että vieraat huomaavat.

Taustalla on yli 200 tapahtumaa ja yli 50 brändiä vuodesta 2020. Hygienia- ja anniskelupassini ovat voimassa, joten voin työskennellä myös siellä missä tarjoillaan ruokaa tai alkoholia. Teen keikkoja Turussa, Helsingissä ja Tampereella tunti-, päivä- tai projektihinnalla.

Tapahtumahostingja Room Manager