I
Asiakastilaisuudet ja sidosryhmäjuhlat
Yrityksen avainasiakkaiden, kumppaneiden tai sidosryhmien kutsutilaisuudet. Brunssit, illalliset ja iltatapahtumat joissa jokainen vieras on tärkeä – ja se näkyy.
Palvelu 05
Tapahtuman
järjestäminen
Alle 100 vierasta · pienet ja keskisuuret tilaisuudet
Pienet ja keskisuuret yritystilaisuudet kokonaisuutena – alle 100 vieraan tapahtumat avaimet käteen.
Hyvä yritystilaisuus näyttää vaivattomalta vieraalle, mutta sen takana on kymmenittäin yksityiskohtia – tilavalinnat, tarjoilut, ohjelma, koordinointi ja sata pientä asiaa joilla on merkitystä. Otan tilaisuutesi haltuun kokonaisvaltaisesti, jotta voit itse keskittyä vieraisiisi. Erikoistun pieniin ja keskisuuriin tapahtumiin, joissa jokaista yksityiskohtaa pystyy oikeasti hiomaan.
Tilaisuudet
Mitä tapahtumia järjestän
Toimin parhaiten alle 100 vieraan tilaisuuksissa, joissa jokainen yksityiskohta voidaan hioa kuntoon. Isompiin yleisötapahtumiin suosittelen erikoistuneita tapahtumatoimistoja – minulla niitä ei lupailla.
II
Lanseerauspopupit ja brand-aktivaatiot
Tuotteen tai brändin lanseeraustilaisuudet, popup-tapahtumat ja brand-aktivaatiot. Sopiva tila, oikea tunnelma ja tarkasti suunniteltu vieraskokemus.
III
Yrityksen sisäiset tapahtumat
Henkilökunnan juhlat, tiimitapahtumat ja yrityksen virstanpylväät. Yritysjohto pääsee viettämään aikaa porukan kanssa, kun joku muu hoitaa järjestelyt.
IV
Verkostoitumistilaisuudet ja afterworkit
Sponsoroitu networking-tilaisuus, kutsuvierasilta tai brändin järjestämä afterwork. Pienempi mittakaava mutta korkea laatu – sopii erityisesti B2B-brändeille.
Palvelun sisältö
Mitä saat tapahtumanjärjestäjältä
Voin hoitaa tilaisuuden alusta loppuun tai vain osan kokonaisuudesta sen mukaan, mihin tarvitset apua. Sovin asiakkaan kanssa selkeät rajat etukäteen.
- Tilaisuuden konseptointi yhdessä asiakkaan kanssa: tavoite, tunnelma, vieraskokemus
- Tilojen kartoitus, vertailu ja varaaminen
- Tarjoilujen suunnittelu ja yhteistyökumppaneiden valinta
- Ohjelman rakentaminen ja aikataulutus
- Esiintyjien, juontajien ja tekniikan koordinointi
- Vieraslistan ja kutsujen hallinta
- Logistiikka ja tarvikkeiden hankinta
- Tapahtumapäivän koordinointi paikan päällä
- Jälkiraportointi ja palautteen kerääminen
Palvelutasot
Kolme tapaa tehdä yhteistyötä
Kaikki asiakkaat eivät tarvitse samaa pakettia. Tarjoan kolme tasoa joista voit valita sen mikä parhaiten sopii tilaisuutesi laajuuteen ja oman tiimisi resursseihin.
Palvelutaso A
Konsultointi ja suunnittelu
Sopii kun
Teet itse järjestelyt, mutta tarvitset ammattilaisen näkökulman ja
suunnitelman pohjaksi.
Suunnittelusessio, konseptointi ja kirjallinen suunnitelma tilaisuuden runkoon. Saat valmiin pohjan jolla pääset toteutuksessa eteenpäin – tilavinkit, tarjoiluideat, ohjelmaehdotus ja aikataulurunko.
Palvelutaso B
Koordinointi
Sopii kun
Olet valinnut tilan ja päättänyt suuret linjat, mutta tarvitset
jonkun joka hoitaa koordinoinnin.
Yhteistyökumppanit, aikataulu, vieraat ja yksityiskohdat hoituvat käsissäni. Tilaisuuspäivänä voin olla paikalla varmistamassa että kaikki sujuu suunnitelman mukaan.
Palvelutaso C
Avaimet käteen
Sopii kun
Haluat ulkoistaa kokonaisuuden – sinun roolissasi on lähinnä antaa
tavoite ja olla itse vieraana.
Konseptoinnista toteutukseen yhdellä kontaktilla. Kiinteä kokonaishinta sovitaan etukäteen, kustannukset (tilat, tarjoilut) erikseen kustannusarvion mukaan.
Toimintatapa
Miten yhteistyö etenee
Tilaisuus suunnitellaan viikkoja tai kuukausia etukäteen – tämä eroaa lyhyemmistä keikkapohjaisista palveluista. Selkeä prosessi pitää huolen siitä, että tärkeissä päätöksissä ehditään edetä rauhassa.
I
Yhteydenotto ja ensitapaaminen
Kerrot tavoitteesta, vieraiden määrästä, ajankohdasta ja budjetin raameista. Tapaamme tai keskustelemme puhelimitse, ja kartoitan minkälainen palvelutaso sopii tarpeeseesi parhaiten.
II
Suunnitelma ja tarjous
Laadin tilaisuudesta kirjallisen suunnitelman ja tarjouksen sovittuun palvelutasoon. Suunnitelma sisältää konseptin, alustavat tila- ja kumppaniehdotukset, aikataulun ja kustannusarvion. Tällä vaiheella varataan tyypillisesti useita viikkoja – laajemmissa avaimet käteen -tilaisuuksissa kuukausia ennen tapahtumapäivää.
III
Toteutus ja koordinointi
Hyväksytyn suunnitelman jälkeen otan koordinoinnin haltuun. Pidän sinut ajan tasalla tärkeissä päätöksissä, mutta hoidan rutiinit itsenäisesti. Tapahtumapäivänä olen paikalla varmistamassa että kaikki sujuu.
Hinnoittelu
Hinnoittelu palvelutasoittain
Hinnoittelu räätälöidään tilaisuuden laajuuden ja palvelutason mukaan. Tarjous laaditaan aina tapauskohtaisesti tilaisuuden vaatimusten pohjalta.
Palvelutaso A
Konsultointi ja suunnittelu
Kiinteä suunnitteluhinta
Kiinteä hinta suunnittelutyölle ja kirjalliselle tilaisuussuunnitelmalle. Sopii kun teet järjestelyt itse mutta tarvitset ammattilaisen näkökulman pohjaksi.
Palvelutaso B
Koordinointi
Tunti- tai päiväveloitus
Tunti- tai päiväveloitus tilaisuuden valmistelun ajalle, sekä tapahtumapäivän koordinointi sovitulla hinnalla. Sopii kun pääosa järjestelyistä on jo tehty.
Palvelutaso C
Avaimet käteen
Kiinteä projektihinta
Kiinteä projektihinta koko kokonaisuudelle. Hinta sisältää suunnittelun, koordinoinnin ja tapahtumapäivän hoidon. Kustannukset (tilat, tarjoilut jne.) erikseen kustannusarvion mukaan.
Lopullinen hinta riippuu tilaisuuden laajuudesta, vieraiden määrästä, sijainnista ja kustannusten kokonaisuudesta. Kaikissa palvelutasoissa selkeä, etukäteen sovittu hinnoittelu – ei piilokuluja.
Miksi minä
Miksi valita Uutelapromotions
— 01
Tapahtuma-ala läpikotaisin tuttu
Olen tehnyt yli 200 tapahtumaa eri rooleissa – juontajana, hostina, promoottorina ja koordinoijana. Tämä antaa minulle näkökulman jota harvalla tapahtumanjärjestäjällä on: tiedän miten asiat toimivat lavalla, kulisseissa ja vieraan näkökulmasta.
— 02
Pienen mittakaavan asiantuntemus
Erikoistuminen alle 100 vieraan tilaisuuksiin tarkoittaa että sinun ei tarvitse maksaa ison tapahtumatoimiston yleiskustannuksia. Pienemmissä tilaisuuksissa jokainen yksityiskohta pystytään oikeasti hiomaan – ja siitä saat parhaan vastineen rahoillesi.
— 03
Selkeä, henkilökohtainen ote
Olet tekemisissä saman henkilön kanssa alusta loppuun. Ei välikäsiä, ei sähköpostiketjuja moneen suuntaan – yksi kontakti joka tuntee tilaisuutesi koko ajan. Tämä säästää aikaasi ja varmistaa että viestit menevät perille.
Usein kysyttyä
Usein kysyttyä
Erikoistun alle 100 vieraan tilaisuuksiin. Tämä kattaa esimerkiksi
asiakasilta- ja sidosryhmätilaisuudet, lanseerauspopupit, sisäiset
juhlat ja kutsuvierasiltatilaisuudet. Yli 100 vieraan tapahtumissa
suosittelen suuriin tapahtumiin erikoistuneita tapahtumatoimistoja
– minä keskityn siihen mitä osaan parhaiten.
Riippuu kokoluokasta ja palvelutasosta. Lyhyt konsultointi onnistuu
lyhyelläkin varoitusajalla. Avaimet käteen -palvelussa suosittelen
ottamaan yhteyttä vähintään 6–8 viikkoa ennen tapahtumapäivää,
isommissa tilaisuuksissa 2–3 kuukautta. Sesonkiaikana (joulukuu,
kevätsesonki) hyvät tilat varataan aikaisin.
Hinta riippuu tilaisuuden laajuudesta, vieraiden määrästä ja
palvelutasosta. Pelkkä konsultointi on edullisin vaihtoehto,
avaimet käteen -palvelu kalleimpaan päähän. Kustannusten
kokonaisuus (tilat, tarjoilut, esiintyjät) tulee päälle ja ne
sovitaan erikseen kustannusarvion mukaan. Pyydä tarjous niin saat
tarkan kuvan.
Kyllä, ja tämä on yleisin tapa toimia. Koordinointi-paketti sopii
erityisesti tilanteisiin joissa olet valinnut tilan ja päättänyt
suuret linjat itse, mutta tarvitset jonkun joka pitää langat
käsissä tapahtumapäivänä. Sovimme selvästi rajat sille mitä hoidat
itse ja mitä minä.
Tämä sovitaan aina kirjallisesti suunnitelmaan ennen tilaisuutta.
Tyypillisesti minä vastaan järjestelyistä, koordinoinnista ja
yhteistyökumppaneista, asiakas päätöksistä, vieraslistasta ja
brändin viestistä. Selkeät vastuut etukäteen tarkoittaa että
kumpikin tietää roolinsa eikä yllätyksiä tule.
Tutustu myös
Muut palvelut
Yhteydenotto
Suunnittelussa tilaisuus?
Kerro lyhyesti tilaisuudesta – mitä, milloin ja kuinka monta vierasta. Vastaan saman päivän aikana arkisin, ja sovimme tarvittaessa tapaamisen tai puhelun jossa käymme läpi yksityiskohdat.
Uutelapromotions tarjoaa tapahtumanjärjestämistä pieniin ja keskisuuriin yritystilaisuuksiin alle 100 vieraalle. Palvelu kattaa asiakastilaisuudet, sidosryhmäjuhlat, lanseerauspopupit, sisäiset tapahtumat ja verkostoitumistilaisuudet. Tapahtumanjärjestäminen tarjotaan kolmella palvelutasolla: konsultointi ja suunnittelu, koordinointi sekä avaimet käteen -palvelu. Suunnittelu sisältää konseptoinnin, tilojen, tarjoilujen ja ohjelman organisoinnin, vieraslistan hallinnan sekä tapahtumapäivän koordinoinnin.
Yrittäjä Nea Uutelalla on viiden vuoden kokemus tapahtuma-alalta sekä yli 200 tapahtuman kokemus eri rooleissa – juontajana, hostina, promoottorina ja koordinoijana. Tämä antaa kokonaisvaltaisen näkökulman tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen.
Uutelapromotions toimii Etelä-Suomessa pääasiallisina toiminta-alueinaan Turku, Helsinki ja Tampere. Tapahtumanjärjestämispalveluita tarjotaan sekä yksittäisille tilaisuuksille että toistuville sarjoille.